9 Perlengkapan Kantor yang Sering Digunakan Karyawan untuk Kearsipan

9 Perlengkapan Kantor yang Sering Digunakan Karyawan untuk Kearsipan

Setiap perusahaan dan intansi apapun pasti memiliki dokumen penting yang mewakili proses kerja mereka selama beberapa periode. Agar dokumen tersbut tetap rapih, tidak tercecer, biasanya membutukan manajemen arsip. Untuk itu, saat Kamu membangun sebuah bisnis atau ketika bisnismu semakin berkembang artinya Kamu membutuhkan perlengkapan kearsipan untuk menata semua data. Apa saja barang yang biasa digunakan untuk menunjang kegiatan kearsipan?


1. Filling Cabinet

Hal pertama yang harus Kamu beli untuk perlengkan kearsipan adalah filling cabinet. Pasalanya, filling cabinet ini berfungsi untuk menyimpan berkas-berkas terbaru atau aktif si perusahaan. Lemari arsip ini biasanya terdiri dari satu sampai enam laci. Masing-masing laci mampu menampung sekitar 5.000 lembar dokumen.

Kamu bisa memilih filling cabinet  berbentuk satu pintu, dua pintu, atau bahan lebih dari tiga pintu. Bahkan filling cabinet pun beragam; ada yang terbuat dari plastic, alumunium, kaca atau kayu. Pilihannya tergantung seberapa besar budget Kamu untuk memilih lemari arsip tersebut.


2. Map Folder

Map folder merupakan pnyimpan dokumen lembaran agar tidak tercecer. Bentuk map folder seperti buku besar berukuran HVS yang terbuat dari bahan karton, manila, plastic, atau kertas buffalo. Bagian bawah map ini ada lipatan utnuk mengantisipasi pertambahan jumlah dokumen. Sementara di ujug atas terdapat tab sebagai guide saat disimpan di lemari arsip.


Baca Juga: 7 Hal yang Harus Diperhatikan Sebelum Membeli Peralatan Kantor


3. Spindle File

Spindle file akan asangat berguna bagi yang sering menerima nota pembelian, catatan rekening, atau notes kecil dari karyawan. Pastikan spindle file selalu tersedia di atas meja. Spindle file  ini berbentuk seperti paku besar. Tiap dokumen berukuran kecil bisa langsun ditancapkan di paku tersebut.


4. Guide

Untuk memudahkan pencarian dokumen, Kamu harus memiliki guide. Bentuk guide bermacam-macam, salah satunya berupa lembara kertas tebal. Warna guide terdiri fari merah, putih, dan hijau. Masing-masing berisi data kode, tanda, dan indeks arsip.


5. Ticker File

Lembaran kecil atau kartu membutuhkan alat yang disebut dengan ticker file. Bentuknya kotak, terbuat dari plastic, kayu, atau besi. Umumnya, ticker file dilengkapi sekat atau guide berisi tanggal dan nama dokumen.


6. Rak Terbuka

Fungsi rak terbuka hampir sama dengan filling cabinet. Namun, rak ini digunakan untuk menyimpan dokumen nonakti atau arsip lama. Rak ini memiliki beberapa tingkat dengan kapasitas lebih besar daripada filling cabinet. Bentuknya bervariasi seperti rak buku di perpustakaan, buffet, dan laci.


7. Stapler

Saat di kantor, Kamu asti sering menerima lembaran kertas terpisah. Nmaun, ada kalanya harus menyatakan berkas tersebut karena dianggap satu jenis. Untuk menggabungkannya, Kmau memerlukan stapler.


Baca Juga: 4 Teknologi Printer yang Harus Dimiliki Perkantoran


8. Ordner

Ordner terbuat dari karton tebal yang kuat. Teksturnya kaku dengan mesin penjepit di bagian dalam . ukuran punggung ordner mencapai 5 cm sehingga mampu menampung sekitar 500-an dokumen. Supaya mudah memasukan berkas ke ordner, Kamu perlu melubangi sisi keryas. Alat untuk membuat lubnag di pinggiran disebut dengan proforator, lubang tersebut sibuat vertikal untuk dimasukan ke sejumlah jarum penjepit di dalam ordner.


9. Numerator

Numerator merupakan alat yang terdiri dari deretan angka. Fungsinya utnuk memberikan nomor atau tanggal di lembaran dokumen. Numerator besar biasanya memiliki lebih dari enam digit angka. Sementara numerator kecil hanya mempunyai empat sampai enam digit.


Untuk mendapatkan perlengkapan kearsipan kantor yang berkualitas, Kamu bisa mencari, membandingkan, dan berbelanja melalui AXIQoe.com. dengan platform ini, waktu berbelanja pun menjadi lebih singkat, tranparan, membantu mengontrol budget perusahaan karena adanya benefit level of approval dan terms of payment. 

What's your reaction?

Leave a reply